Tekoälyä käytetään yrityksissä yhä useammin tekstien laatimiseen, tiedon etsimiseen ja rutiinitehtävien automatisointiin. Sen merkittävämpi mahdollisuus voi kuitenkin olla ajattelun tukemisessa.
Tekoäly voi auttaa yrityksen johtoa tarkastelemaan nykytilaa, muodostamaan vaihtoehtoisia tulevaisuuskuvia, testaamaan oletuksia ja tunnistamaan päätöksiin liittyviä riskejä.
Tämä ei tarkoita, että tekoäly voisi luoda yritykselle oikean strategian.
Strategia perustuu valintoihin: mitä yritys tavoittelee, mihin se keskittää voimavaransa, mistä se luopuu ja millaisen aseman se haluaa markkinoilla saavuttaa. Näitä ratkaisuja tekoäly ei voi tehdä johdon puolesta.
Se voi kuitenkin auttaa tekemään strategisesta ajattelusta järjestelmällisempää.
Tässäkin pätee:
Tekoäly tukee – ihminen päättää!
Tekoäly ajattelun haastajana
Strategiatyössä vaarana on, että keskustelu perustuu liian kapeaan näkökulmaan.
Yrityksen johto voi pitää joitakin käsityksiä itsestäänselvyyksinä:
- asiakkaat arvostavat juuri tiettyä vahvuutta
- yrityksen asema markkinoilla on vakaa
- nykyinen liiketoimintamalli toimii myös tulevaisuudessa
- kilpailijat eivät pysty tarjoamaan vastaavaa ratkaisua
- henkilöstön osaaminen riittää tuleviin muutoksiin.
Tekoäly voi auttaa haastamaan tällaisia oletuksia esittämällä vaihtoehtoisia tulkintoja ja jatkokysymyksiä.
Se voi esimerkiksi kysyä:
- Mihin tietoon väite perustuu?
- Millä tavalla kilpailija voisi kumota tämän vahvuuden?
- Missä tilanteessa nykyinen toimintamalli ei enää toimisi?
- Mitä pitäisi tapahtua, jotta oletettu mahdollisuus muuttuisi uhaksi?
- Mitkä merkit osoittaisivat strategian olevan väärä?
Tekoälyn arvo ei tällöin synny valmiista vastauksesta vaan siitä, että se auttaa tarkastelemaan asiaa useammasta suunnasta.
SWOT-analyysi tekoälyn tukemana
SWOT-analyysi on yksi tunnetuimmista strategiatyön menetelmistä. Siinä tarkastellaan yrityksen vahvuuksia, heikkouksia, mahdollisuuksia ja uhkia.
Menetelmän ongelmana on, että tuloksena syntyy helposti yleinen luettelo:
- osaava henkilöstö
- hyvä asiakaspalvelu
- tunnettu brändi
- kasvavat markkinat
- kova kilpailu
- osaajapula.
Tällaiset havainnot voivat olla oikeita, mutta ne eivät vielä välttämättä auta päätöksenteossa.
Tekoäly voi auttaa syventämään SWOT-ajattelua esimerkiksi neljällä tavalla.
1. Väitteiden täsmentäminen
Jos yritys pitää asiakaspalvelua vahvuutenaan, tekoäly voi auttaa kysymään:
- Miten vahvuus näkyy asiakaspysyvyydessä?
- Näkyykö se suositteluissa tai reklamaatioiden määrässä?
- Onko vahvuus kilpailijoihin nähden poikkeava?
- Voiko vahvuutta hyödyntää uusissa palveluissa tai hinnoittelussa?
Näin yleinen väite voidaan muuttaa testattavaksi strategiseksi oletukseksi.
2. Sisäisten ja ulkoisten tekijöiden erottaminen
SWOT-taulukoissa sekoitetaan usein yrityksen omat ominaisuudet ja ulkoisen toimintaympäristön muutokset.
Tekoäly voi auttaa erottamaan:
- yrityksen omat vahvuudet ja heikkoudet
- markkinoiden tarjoamat mahdollisuudet
- kilpailuun, sääntelyyn, teknologiaan tai talouteen liittyvät uhat.
Tämä auttaa myös näkemään, mihin yritys voi itse vaikuttaa ja mihin sen on varauduttava.
3. Tekijöiden välisten yhteyksien tunnistaminen
SWOT-analyysin hyöty ei synny vain neljän luettelon tekemisestä. Olennaista on tarkastella, miten tekijät liittyvät toisiinsa.
Tekoäly voi auttaa pohtimaan esimerkiksi:
- Millä vahvuuksilla yritys voi hyödyntää tunnistetun mahdollisuuden?
- Mikä heikkous voi estää mahdollisuuden toteutumisen?
- Millä vahvuudella voidaan vähentää ulkoisen uhan vaikutusta?
- Mikä heikkous tekee yrityksestä erityisen haavoittuvan?
Näin SWOT muuttuu luettelosta strategisten vaihtoehtojen välineeksi.
4. Oletusten testaaminen yrityksen tiedolla
AI-ERP-ympäristössä SWOT-ajattelu voidaan yhdistää yrityksen todelliseen toimintaan.
Jos yritys pitää toimituskykyä vahvuutenaan, väitettä voidaan verrata esimerkiksi:
- toimitusvarmuuteen
- läpimenoaikoihin
- kiiretoimitusten määrään
- asiakaspalautteeseen
- kapasiteetin vaihteluun.
Jos kannattavaa asiakaskuntaa pidetään vahvuutena, asiaa voidaan tarkastella asiakas-, tuote- tai palvelukohtaisten katteiden avulla.
Tällöin strategiatyö ei perustu vain johdon näkemyksiin. Näkemyksiä voidaan verrata ERP-, CRM- ja taloustietoon.
Skenaariot auttavat tarkastelemaan vaihtoehtoisia tulevaisuuksia
Ennuste pyrkii yleensä arvioimaan, mitä todennäköisimmin tapahtuu. Skenaariotyössä tarkastellaan useita mahdollisia tulevaisuuksia.
Tekoäly voi auttaa muodostamaan vaihtoehtoisia skenaarioita esimerkiksi seuraavista tilanteista:
- kysyntä kasvaa nopeasti
- tärkeän asiakasryhmän kysyntä vähenee
- raaka-aineiden hinnat nousevat
- toimitusketju häiriintyy
- yritys menettää avainhenkilön
- kilpailija tuo markkinoille uuden liiketoimintamallin
- yritys laajenee uudelle markkina-alueelle
- uusi teknologia muuttaa asiakkaiden odotuksia.
Skenaarioiden tarkoitus ei ole ennustaa tulevaisuutta täydellisesti. Niiden tehtävä on auttaa yritystä näkemään, miten erilaisiin kehityskulkuihin voidaan varautua.
Hyvä skenaario vastaa ainakin seuraaviin kysymyksiin:
- Mitä on muuttunut?
- Miten muutos vaikuttaa asiakkaisiin?
- Miten se vaikuttaa myyntiin, kapasiteettiin ja kustannuksiin?
- Mitkä nykyiset vahvuudet säilyvät?
- Mitkä heikkoudet korostuvat?
- Mitä päätöksiä pitäisi tehdä?
- Mitkä merkit kertoisivat skenaarion alkavan toteutua?
ERP-tieto tekee skenaarioista konkreettisempia
Ilman yrityksen omaa tietoa skenaariot jäävät helposti yleisiksi kuvauksiksi.
ERP-, CRM- ja taloustieto voivat tuoda tarkasteluun konkreettisia lähtöarvoja:
- nykyinen tilauskanta
- asiakasjakauma
- tuotekohtainen kannattavuus
- käytettävissä oleva kapasiteetti
- varastotasot
- henkilöstön työkuorma
- kassavirta
- toimitusaikojen vaihtelu
- riippuvuus yksittäisistä asiakkaista tai toimittajista.
Tekoäly voi auttaa arvioimaan esimerkiksi:
- miten 15 prosentin kysynnän kasvu vaikuttaisi kapasiteettiin
- missä vaiheessa lisähenkilöstöä tarvittaisiin
- miten toimitusajan pidentyminen vaikuttaisi asiakkuuksiin
- mitä seurauksia tärkeän asiakkaan menettämisellä olisi
- miten kustannusten nousu vaikuttaisi tuotteiden kannattavuuteen.
Laskelmien pitää perustua tarkistettuun tietoon ja läpinäkyviin oletuksiin. Tekoälyn tuottamaa analyysia ei pidä hyväksyä vain siksi, että se kuulostaa uskottavalta.
Visio ei synny tekoälyn kirjoittamasta lauseesta
Tekoäly pystyy laatimaan nopeasti vaikuttavan vision, mission ja strategiatekstin. Tämä voi olla hyödyllistä luonnostelussa, mutta valmiin kuuloinen teksti voi myös peittää ajattelun puutteen.
Visio ei ole vain kuvaus tavoitellusta tulevaisuudesta. Sen pitäisi ohjata yrityksen valintoja.
Tekoäly voi auttaa johtoa pohtimaan:
- Millaisena yrityksen halutaan näyttäytyvän asiakkaalle?
- Mitä yritys haluaa osata paremmin kuin kilpailijat?
- Millaisesta liiketoiminnasta yritys haluaa luopua?
- Mitkä kyvykkyydet ovat tavoitetilan kannalta välttämättömiä?
- Mitä vision toteutuminen tarkoittaa käytännön työssä?
- Millä mittareilla etenemistä seurataan?
Tekoäly voi ehdottaa vaihtoehtoisia muotoiluja, mutta johdon on ratkaistava, mihin yritys todella sitoutuu.
Strategiasta toiminnanohjaukseen
Strategia jää helposti erilliseksi suunnitelmaksi, jos sitä ei liitetä yrityksen päivittäiseen toimintaan.
AI-ERP voi auttaa muuttamaan strategisia tavoitteita seurattaviksi kokonaisuuksiksi.
Esimerkiksi tavoite parantaa asiakaskannattavuutta voidaan yhdistää:
- asiakaskohtaiseen myyntiin
- palvelukustannuksiin
- toimituspoikkeamiin
- reklamaatioihin
- asiakaspysyvyyteen
- maksukäyttäytymiseen.
Tavoite lyhentää toimitusaikoja voidaan yhdistää:
- tilaus-toimitusprosessin vaiheisiin
- keskeneräisen työn määrään
- materiaalien saatavuuteen
- työjonojen pituuteen
- kapasiteetin käyttöön.
Tekoäly voi auttaa havaitsemaan, milloin toiminnan kehitys poikkeaa strategisesta tavoitteesta. Se voi myös ehdottaa kysymyksiä ja mahdollisia syitä poikkeamille.
Päätöksiä ei silti pidä automatisoida ilman selkeitä vastuita ja valvontaa.
Strategiatyön jatkuva seuranta
Perinteinen strategiatyö tehdään usein vuosittain. Toimintaympäristö voi kuitenkin muuttua nopeammin.
Tekoäly voi tukea jatkuvampaa strategista seurantaa yhdistämällä yrityksen sisäistä tietoa ja ulkoisia havaintoja.
Se voi auttaa tunnistamaan esimerkiksi:
- kysynnän muutoksia
- poikkeavaa asiakaskäyttäytymistä
- kustannusrakenteen muutoksia
- toimituskyvyn heikkenemistä
- uusia kilpailijoita tai teknologioita
- tavoitteiden ja toteutuneen toiminnan välisiä ristiriitoja.
Tämä ei tarkoita, että strategiaa pitäisi muuttaa jokaisen uuden havainnon perusteella. Tavoitteena on tunnistaa ajoissa, milloin strategian oletukset eivät enää pidä paikkaansa.
Tekoälyn rajoitukset strategiatyössä
Tekoäly voi tuottaa nopeasti suuren määrän vaihtoehtoja, mutta määrä ei korvaa laatua.
Strategiatyössä on huomioitava ainakin seuraavat rajoitukset:
- tekoäly voi perustaa vastauksensa virheellisiin tai vanhentuneisiin tietoihin
- se voi vahvistaa käyttäjän omia oletuksia
- se voi tehdä yleisistä ajatuksista liian vakuuttavan kuuloisia
- se ei tunne yrityksen epävirallisia valtasuhteita tai kulttuuria
- se ei kanna vastuuta päätösten seurauksista
- luottamuksellista yritystietoa ei pidä syöttää palveluun ilman asianmukaista tietosuojaa ja sopimuksia.
Tekoälyä kannattaa käyttää ajattelun, analyysin ja keskustelun tukena, ei johdon korvaajana.
Hyvä tapa käyttää tekoälyä strategiatyössä
Tekoälyn käyttöä voi jäsentää viiden vaiheen avulla:
- Määritä kysymys. Mitä päätöstä tai epävarmuutta tarkastellaan?
- Kokoa tietopohja. Mitkä sisäiset ja ulkoiset tiedot ovat olennaisia?
- Muodosta vaihtoehtoja. Millaisia skenaarioita ja tulkintoja voidaan rakentaa?
- Haasta oletukset. Mikä voisi tehdä johtopäätöksestä väärän?
- Liitä päätös toimintaan. Mitä tehdään, kuka vastaa ja mitä seurataan?
Tekoälystä saadaan eniten hyötyä silloin, kun sitä ei pyydetä vain tuottamaan valmis strategia. Parempi tehtävä on pyytää sitä toimimaan kriittisenä keskustelukumppanina, vaihtoehtojen muodostajana ja oletusten haastajana.
Tekoäly tukee strategiaa – ihminen tekee valinnat
Tekoäly voi auttaa yritystä näkemään enemmän vaihtoehtoja, käsittelemään suurempaa tietomäärää ja tunnistamaan yhteyksiä, jotka muuten saattaisivat jäädä huomaamatta.
Se voi yhdistää strategisen keskustelun yrityksen käytännön tietoon ja auttaa seuraamaan, toteutuuko valittu suunta arjen toiminnassa.
Strategia ei kuitenkaan ole analyysin automaattinen lopputulos. Se on johdon tekemä valinta epävarmassa tilanteessa.
Tekoälyn tehtävä on auttaa ajattelemaan paremmin. Vastuu suunnasta, päätöksistä ja niiden seurauksista säilyy ihmisellä.