Tekoälyn käytön perusasiat

Tekoälyn hyödyntäminen yrityksessä ei tarkoita vain uuden ohjelmiston hankkimista. Se tarkoittaa uudenlaista tapaa käsitellä tietoa, automatisoida työtä, palvella asiakkaita ja tehdä päätöksiä.

Pk-yritykselle tekoälyn suurin hyöty ei välttämättä synny suurella teknologiahankkeella. Usein paras aloituskohde löytyy pienestä, mutta toistuvasta työstä, joka vie paljon aikaa, aiheuttaa virheitä tai hidastaa asiakkaan palvelemista.

Tekoäly voi esimerkiksi:

laatia luonnoksia ja tiivistelmiä
etsiä tietoa yrityksen omista aineistoista
käsitellä dokumentteja ja sähköposteja
auttaa asiakaspalvelussa ja myynnissä
tunnistaa poikkeamia ja riskejä
ennakoida kysyntää ja resurssitarpeita
tukea johtamista ja päätöksentekoa
käynnistää ja seurata ennalta määriteltyjä työvaiheita.

Tavoitteena ei ole käyttää tekoälyä kaikkialla. Tavoitteena on löytää ne kohdat, joissa siitä syntyy yritykselle todellista hyötyä.

Mitä tekoäly yrityksessä tarkoittaa?

Yrityksessä käytettävä tekoäly voi olla hyvin eritasoista. Se voi olla yksittäisen työntekijän käyttämä kirjoitus- tai analysointiapuri, ohjelmistoon valmiiksi rakennettu ominaisuus tai yrityksen järjestelmiin ja omaan tietoon yhdistetty AI-agentti.

Käytännössä tekoälyä voidaan hyödyntää neljällä tasolla.

1. Henkilökohtainen AI-apuri

Työntekijä käyttää generatiivista tekoälyä esimerkiksi tekstien luonnostelemiseen, tiedon jäsentämiseen, ideointiin, kääntämiseen tai pitkien aineistojen tiivistämiseen.

Tämä on usein helpoin tapa aloittaa. Käyttäjän pitää kuitenkin tarkistaa tulokset ja tietää, millaista tietoa palveluun saa syöttää.

2. Ohjelmistoon sisältyvä tekoäly

Tekoäly voi olla jo osana CRM-, taloushallinto-, toiminnanohjaus-, verkkokauppa- tai toimisto-ohjelmistoa.

Se voi esimerkiksi ehdottaa seuraavaa myyntitoimenpidettä, luokitella laskuja, tehdä kokousyhteenvedon tai tunnistaa poikkeavan tapahtuman.

3. Yrityksen omaan tietoon perustuva tekoäly

Tekoäly voidaan yhdistää yrityksen omiin ohjeisiin, sopimuksiin, tuotedokumentteihin, asiakastietoihin tai muihin aineistoihin.

Tällöin työntekijä voi kysyä tietoa luonnollisella kielellä sen sijaan, että hän etsisi sitä useista kansioista ja järjestelmistä. Yksi tapa toteuttaa tämä on RAG-ratkaisu, jossa tekoäly hakee vastauksen tueksi tietoa yrityksen omista lähteistä.

4. AI-agentit ja toimiva automaatio

AI-agentti ei ainoastaan tuota tekstiä tai vastausta. Se voi seurata tilannetta, käyttää yrityksen sallimia tietolähteitä ja työkaluja, tehdä ehdotuksia sekä käynnistää sovittuja työvaiheita.

Ihminen voi säilyttää hyväksynnän kohdissa, joihin liittyy rahaa, asiakasvastuita, turvallisuutta tai muita merkittäviä vaikutuksia.

Missä yritys voi hyödyntää tekoälyä?

Tekoäly ei kuulu vain tietohallinnolle tai suuryrityksille. Sitä voidaan käyttää lähes kaikissa yrityksen toiminnoissa.

Johtaminen ja strategiatyö

Tekoäly voi koota tietoa, vertailla vaihtoehtoja ja auttaa johtoa hahmottamaan muutoksia.

Sitä voidaan käyttää esimerkiksi:

raporttien ja tunnuslukujen tiivistämiseen
vaihtoehtoisten skenaarioiden muodostamiseen
kilpailuympäristön ja trendien tarkasteluun
SWOT- ja muiden strategisten analyysien tukena
päätösten perustelujen ja vaikutusten jäsentämiseen.

Tekoäly ei tee yrityksen strategisia valintoja johdon puolesta. Se voi kuitenkin tuoda tarkasteluun vaihtoehtoja, kysymyksiä ja yhteyksiä, jotka muuten saattaisivat jäädä huomaamatta.

Myynti ja asiakkuudet

Myynnissä tekoäly voi auttaa tunnistamaan asiakkaiden tarpeita, valmistelemaan yhteydenottoja ja löytämään asiakastiedosta uusia mahdollisuuksia.

Käyttökohteita ovat esimerkiksi:

asiakaspalautteen analysointi
myyntiviestien ja tarjousten luonnostelu
asiakasryhmien tunnistaminen
myyntimahdollisuuksien arviointi
asiakastapaamisten yhteenvedot
seuraavien toimenpiteiden ehdottaminen
asiakaspoistuman tai ostokiinnostuksen ennakointi.

Hyvä lopputulos edellyttää luotettavaa asiakastietoa. Jos CRM:n tiedot ovat puutteellisia, tekoäly ei itsessään korjaa ongelmaa.

Markkinointi ja viestintä

Generatiivinen tekoäly voi nopeuttaa sisällöntuotantoa, mutta yrityksen oma näkemys ja vastuu säilyvät ihmisellä.

Tekoälyä voidaan käyttää:

sisältöideoiden kehittämiseen
uutiskirjeiden ja verkkotekstien luonnosteluun
tekstien muokkaamiseen eri kohderyhmille
kuvien ja esitysaineistojen valmisteluun
markkinatiedon kokoamiseen
kampanjoiden tulosten analysointiin.

Pelkkä tekoälyllä tuotetun yleisen sisällön määrä ei yleensä tuo kilpailuetua. Arvo syntyy yrityksen omasta asiantuntemuksesta, asiakasymmärryksestä ja tunnistettavasta näkökulmasta.

Asiakaspalvelu

Tekoäly voi auttaa vastaamaan tavallisiin kysymyksiin, löytämään oikean ohjeen ja ohjaamaan asian tarvittaessa ihmiselle.

Käyttökohteita voivat olla:

verkkosivuston keskusteleva neuvonta
sähköpostien luokittelu
vastausluonnosten tekeminen
käyttöohjeisiin perustuva neuvonta
palvelupyyntöjen kiireellisyyden arviointi
toistuvien ongelmien tunnistaminen.

Asiakkaalle on hyvä kertoa selvästi, milloin hän keskustelee tekoälyn kanssa ja kuinka hän saa yhteyden ihmiseen.

Taloushallinto

Taloushallinnossa tekoäly ja automaatio voivat vähentää tietojen käsittelyä sekä auttaa havaitsemaan poikkeamia.

Esimerkkejä ovat:

kuittien ja laskujen tietojen lukeminen
tapahtumien luokitteluehdotukset
maksu- ja kassavirtaennusteet
budjettipoikkeamien tunnistaminen
raporttien selittäminen ymmärrettävässä muodossa
epätyypillisten tapahtumien nostaminen tarkistettavaksi.

Vastuu kirjanpidon oikeellisuudesta ja hyväksynnöistä ei kuitenkaan siirry tekoälylle.

Tuotanto, hankinta ja logistiikka

Tuotannossa tekoäly voi yhdistää tietoa tilauksista, materiaaleista, laitteista ja aikatauluista.

Se voi auttaa esimerkiksi:

kysynnän ennustamisessa
materiaalitarpeiden arvioinnissa
tuotannon aikataulutuksessa
toimitusviiveiden ennakoinnissa
laitteiden ennakoivassa kunnossapidossa
laatuvirheiden tunnistamisessa
vaihtoehtoisten toimintatapojen vertailussa.

AI-agentti voi esimerkiksi havaita ERP-järjestelmän työnkulun ilmoittaman viivästymisriskin, selvittää mahdolliset syyt ja vaihtoehdot sekä tuoda ne tuotantopäällikön päätettäväksi.

Henkilöstö, osaaminen ja sisäinen työ

Tekoäly voi auttaa henkilöstöä löytämään tietoa ja vähentää hallinnollista työtä.

Mahdollisia käyttökohteita ovat:

perehdytysaineistojen tuottaminen
sisäisiin ohjeisiin perustuva AI-haku
kokousmuistiot ja tehtävälistat
koulutussisältöjen muokkaaminen
osaamistarpeiden tunnistaminen
työvuorojen ja resurssien suunnittelun tukeminen.

Henkilöstöön vaikuttavissa arvioinneissa tarvitaan erityistä varovaisuutta, läpinäkyvyyttä ja ihmisen tekemää valvontaa.

Tietoturva ja fyysinen turvallisuus

Tekoäly voi auttaa tunnistamaan poikkeavaa toimintaa sekä digitaalisessa ympäristössä että esimerkiksi kulunvalvonnassa.

Se voi yhdistää tietoa tapahtumista, nostaa epäilyttäviä havaintoja tarkistettavaksi ja auttaa reagoimaan nopeasti. Tekoälyn käyttö ei kuitenkaan korvaa käyttöoikeuksien hallintaa, varmuuskopioita, henkilöstön koulutusta eikä muita perustason suojaustoimia.

Tekoäly ei edellytä aina ERP-järjestelmää

Pienyritys voi hyödyntää tekoälyä, vaikka sillä ei olisi varsinaista ERP-järjestelmää.

Yrityksen käytössä voi olla esimerkiksi:

sähköposti ja toimisto-ohjelmistot
CRM-järjestelmä
taloushallinnon palvelu
verkkokauppa
projektinhallinta
toimialakohtainen ohjelmisto
dokumentit ja taulukkolaskenta.

Tekoälyn ensimmäinen käyttökohde voi löytyä mistä tahansa näistä. ERP:n merkitys kasvaa silloin, kun tekoälyn halutaan käyttävän ajantasaista tietoa yrityksen useista toiminnoista tai osallistuvan niiden välisiin prosesseihin.

Mistä pk-yrityksen kannattaa aloittaa?

Tekoälyn käyttöönottoa ei tarvitse aloittaa laajalla AI-strategialla tai suurella järjestelmähankkeella. Pienelle yritykselle sopii usein rajattu ja mitattava kokeilu.

1. Etsi todellinen ongelma

Tunnista työ, joka:

toistuu usein
vie paljon aikaa
sisältää tiedon etsimistä tai siirtämistä
aiheuttaa viiveitä tai virheitä
on henkilöstölle turhauttavaa
vaikeuttaa asiakkaan palvelemista.

Käyttöönottoa ei kannata aloittaa kysymällä, mihin kaikkeen tekoäly pystyy. Parempi kysymys on: mikä yrityksen työssä pitäisi saada sujumaan paremmin?

2. Tarkista tieto ja prosessi

Selvitä, mistä tarvittava tieto tulee, kuka sitä ylläpitää ja kuinka luotettavaa se on.

Jos työprosessi on epäselvä tai tieto hajallaan, tekoälyn lisääminen voi vain nopeuttaa epäselvän toimintatavan toteuttamista.

3. Valitse rajattu käyttötapaus

Hyvä ensimmäinen kokeilu voi olla esimerkiksi:

kokousmuistioiden laatiminen
asiakaspalautteen ryhmittely
tarjousluonnosten valmistelu
sisäisten ohjeiden AI-haku
pitkien raporttien tiivistäminen
lasku- tai tilauspoikkeamien tunnistaminen.

Kokeilun pitäisi olla riittävän pieni, jotta sen hyödyt ja ongelmat voidaan nähdä nopeasti.

4. Laadi pelisäännöt

Yrityksessä pitää sopia ainakin:

mitä tekoälypalveluja saa käyttää
millaista tietoa niihin saa syöttää
kuka tarkistaa tuotetun sisällön
miten henkilötietoja ja liikesalaisuuksia käsitellään
missä tilanteissa tarvitaan ihmisen hyväksyntä
kuinka virheistä ja ongelmista ilmoitetaan.

Pelkkä kielto käyttää tekoälyä ei yleensä ratkaise asiaa. Työntekijät tarvitsevat turvalliset välineet ja ymmärrettävät ohjeet.

5. Kouluta käyttäjät

Tekoälyn hyöty riippuu paljon siitä, kuinka hyvin käyttäjä osaa antaa sille tehtävän, arvioida vastausta ja tunnistaa epävarman tiedon.

Koulutuksessa tarvitaan työkalun käytön lisäksi ymmärrystä tietosuojasta, tietoturvasta, lähteiden tarkistamisesta ja ihmisen vastuusta.

6. Mittaa todellista hyötyä

Kokeilun onnistumista voidaan arvioida esimerkiksi seuraamalla:

säästettyä työaikaa
työn laatua
virheiden määrää
käsittelyaikoja
asiakaskokemusta
henkilöstön kokemuksia
syntyneitä uusia myyntimahdollisuuksia.

Kaikki hyödyt eivät näy välittömästi euroina. Myös nopeampi tiedonsaanti, tasalaatuisempi työ ja pienempi henkilöriippuvuus voivat olla merkittäviä tuloksia.

Mitä riskejä pitää hallita?

Tekoälyn käyttöön liittyy samoja vastuita kuin muuhunkin yritystoimintaan, mutta myös joitakin uusia riskejä.

Virheelliset vastaukset

Generatiivinen tekoäly voi tuottaa vakuuttavan kuuloista mutta virheellistä tietoa. Siksi merkittävät päätökset, asiakasviestit, laskelmat ja sopimuksiin vaikuttavat sisällöt pitää tarkistaa.

Luottamukselliset tiedot

Liikesalaisuuksia, henkilötietoja tai asiakkaiden luottamuksellisia tietoja ei pidä syöttää palveluun ilman varmuutta siitä, miten palvelu käsittelee ja säilyttää tiedot.

Yrityskäyttöön tarkoitetut sopimukset ja käyttöympäristöt voivat tarjota parempia hallintamahdollisuuksia kuin avoimet kuluttajapalvelut.

Tekijänoikeudet ja lähteet

Tekoälyn tuottaman sisällön alkuperä ei aina ole selvä. Kuvien, tekstien, ohjelmistokoodin ja muiden aineistojen käyttöön voi liittyä tekijänoikeus- ja lisenssikysymyksiä.

Yrityksen kannattaa säilyttää ihmisen oma luova panos ja tarkistaa julkaistavan materiaalin oikeellisuus.

Vinoumat ja syrjivät vaikutukset

Tekoälyn käyttämä aineisto tai sen tekemät päätelmät voivat sisältää vinoumia. Riski korostuu esimerkiksi rekrytoinnissa, henkilöstön arvioinnissa, luottopäätöksissä ja asiakkaiden luokittelussa.

Liiallinen riippuvuus

Tekoäly ei saa muodostua järjestelmäksi, jonka toimintaa kukaan yrityksessä ei ymmärrä. Yrityksen pitää tietää, kuka vastaa ratkaisusta, kuinka sen toimintaa seurataan ja miten työ jatkuu häiriötilanteessa.

Ihminen säilyttää vastuun

Tekoäly voi analysoida, ehdottaa, luonnostella ja joissakin tilanteissa myös toimia. Vastuu yrityksen päätöksistä säilyy kuitenkin ihmisellä.

Tekoäly etsii ja analysoi → tekoäly tekee ehdotuksen → ihminen arvioi → hyväksytty toimenpide toteutetaan → tuloksia seurataan.

Kun käyttökokemus ja luottamus kasvavat, osa vähäriskisistä työvaiheista voidaan automatisoida pidemmälle. Kaikkea ei silti ole tarkoituksenmukaista automatisoida.

Tekoälystä tulee osa yrityksen toimintatapaa

Tekoälyn suurin muutos ei välttämättä ole yksittäinen ohjelmisto tai chatbot. Merkittävämpi muutos syntyy siitä, että yritys oppii käyttämään tietoa uudella tavalla.

Tekoäly voi auttaa yritystä siirtymään:

tiedon etsimisestä kysymiseen
jälkikäteisestä raportoinnista ennakointiin
manuaalisista siirroista ohjattuun automaatioon
yksittäisistä työkaluista yhteisiin prosesseihin
yleisestä tekoälystä yrityksen omaan tietoon perustuvaan tekoälyyn
avustavista työkaluista rajattuja tehtäviä hoitaviin AI-agentteihin.

Pk-yrityksen ei tarvitse toteuttaa tätä kaikkea kerralla. Tärkeintä on valita oikea ensimmäinen askel ja oppia kokeilusta.

Näin jatkat aiheeseen syvemmälle

Tekoälyn hyödyntämistä voi tarkastella yrityksen tarpeen mukaan esimerkiksi seuraavista näkökulmista:

AI-ratkaisut – käytännön esimerkkejä yrityksen eri toiminnoista
AI-agentit yrityksen arjessa
pienyrityksen omaan tietoon perustuva AI-haku ja RAG
tekoäly yrityksen strategiatyössä
tekoäly kirjanpidossa
tekoäly asiakastarpeiden ymmärtämisessä
kulunvalvonta ja tekoäly
AI-ERP ja yritysjärjestelmien kehittyminen
tekoälyn käyttöönoton riskit ja onnistumisen edellytykset.

Tekoälyn käyttöönotossa ei tarvitse tavoitella kerralla suurta muutosta. Hyvä alku on yksi todellinen ongelma, yksi hallittu kokeilu ja yksi mitattava parannus.