Tekoälyn käyttöönotto ei yleensä onnistu parhaiten siten, että yritys hankkii ensin työkalun ja alkaa vasta sen jälkeen miettiä käyttökohteita. Parempi lähtökohta on tunnistaa todellinen tarve, rajata ensimmäinen käyttökohde ja edetä vaiheittain.
Pk-yritykselle toimiva periaate on:
Aloita rajatusti – opi – laajenna hallitusti.
Tavoitteena ei ole ottaa tekoälyä käyttöön kaikkialla kerralla. Tarkoituksena on löytää yksi hyödyllinen ja riittävän selkeä kohde, kokeilla sitä hallitusti ja rakentaa kokemusten varaan.
1. Määritä tavoite ja todellinen tarve
Tekoälyhankkeen pitäisi alkaa liiketoiminnan tarpeesta, ei teknologiasta.
Ensimmäiseksi kannattaa kysyä:
- Mikä työvaihe vie liikaa aikaa?
- Missä syntyy toistuvia virheitä tai viiveitä?
- Missä tietoa joudutaan etsimään useista eri paikoista?
- Missä päätöksenteko hyötyisi paremmasta tilannekuvasta?
- Mitä asiakas tai työntekijä saisi muutoksesta?
Hyvä ensimmäinen käyttökohde on riittävän rajattu, helposti ymmärrettävä ja sellainen, jonka hyötyä voidaan arvioida.
Esimerkiksi yritys voi aloittaa tekoälyn käytön tarjouspyyntöjen luokittelussa, asiakaspalvelun vastausluonnoksissa, dokumenttien haussa, raporttien kokoamisessa tai tuotannon poikkeamien tunnistamisessa.
Tekoälyn käyttöönoton tavoite ei siis ole ”ottaa tekoäly käyttöön”, vaan ratkaista jokin määritelty ongelma paremmin.
2. Kartoita nykytila
Kun käyttökohde on valittu, selvitetään, miten työ tehdään tällä hetkellä.
Nykytilan kartoituksessa tarkastellaan ainakin:
- prosessin vaiheet
- työntekijöiden vastuut
- käytettävät järjestelmät
- tarvittavat tiedot
- tiedon laatu ja saatavuus
- nykyiset ongelmat ja riskit.
Tämä vaihe voi paljastaa, ettei ongelma johdu tekoälyn puuttumisesta. Taustalla voi olla epäselvä prosessi, puutteellinen tieto, hajanaiset järjestelmät tai määrittelemättömät vastuut.
Tekoäly ei yleensä korjaa epäselvää toimintamallia itsestään. Se voi jopa vahvistaa ongelmia, jos puutteellinen prosessi automatisoidaan sellaisenaan.
Siksi käyttöönotto kannattaa yhdistää työnkulkujen ja tiedon kehittämiseen.
3. Sovi pelisäännöt ja vastuut
Ennen käytännön kokeilua yrityksen pitää sopia, miten tekoälyä käytetään ja kuka vastaa mistäkin.
Keskeisiä kysymyksiä ovat esimerkiksi:
- Mitä tietoja tekoälylle saa antaa?
- Mihin käyttötarkoituksiin tekoälyä saa käyttää?
- Kuka hyväksyy tekoälyn tuottamat vastaukset tai ehdotukset?
- Kuka omistaa työkalun, prosessin ja tarvittavan datan?
- Miten virheistä ja poikkeamista ilmoitetaan?
- Milloin ihmisen on aina tehtävä lopullinen päätös?
Pelisääntöjen ei tarvitse ensimmäisessä vaiheessa olla raskas hallintajärjestelmä. Niiden pitää kuitenkin olla niin selkeitä, että työntekijät tietävät, mikä on sallittua ja missä kulkevat vastuun rajat.
Laajempia tekoälyn pelisääntöjä ja hallintamallia voidaan käsitellä erillisessä ohjeessa. Tässä etenemismallissa tärkeintä on, että vastuut sovitaan ennen varsinaista käyttöönottoa.
4. Valitse työkalut ja rajaa käytettävä data
Työkalu valitaan vasta, kun käyttötarkoitus on riittävän selkeä.
Valinnassa ei pitäisi tarkastella vain ominaisuuksien määrää. Olennaisempaa on arvioida:
- ratkaiseeko työkalu määritellyn ongelman
- sopiiko se yrityksen nykyisiin järjestelmiin
- miten tiedot tallennetaan ja käsitellään
- voidaanko käyttöoikeuksia hallita
- mitä ratkaisu maksaa käytännössä
- onko työkalua mahdollista vaihtaa myöhemmin
- saadaanko käytöstä riittävät seuranta- ja lokitiedot.
Samalla rajataan käytettävät tietolähteet. Ensimmäisessä kokeilussa tekoälylle ei yleensä tarvitse avata kaikkea yrityksen dataa.
Rajattu tietoaineisto helpottaa testaamista, vähentää riskejä ja auttaa ymmärtämään, mistä tekoälyn tuottamat vastaukset muodostuvat.
5. Toteuta pieni pilotti ja kouluta käyttäjät
Ensimmäisen vaiheen kannattaa olla rajattu pilotti.
Pilotti voi koskea yhtä työtehtävää, yhtä tiimiä, yhtä asiakasryhmää tai yhtä tietoaineistoa. Sen tarkoituksena ei ole vielä todistaa, että ratkaisu toimii kaikkialla.
Pilotissa selvitetään esimerkiksi:
- tuottaako tekoäly riittävän hyödyllisiä tuloksia
- miten paljon ihmisen tarkistamista tarvitaan
- säästyykö todella aikaa
- syntyykö uusia virheitä tai riskejä
- miten työntekijät kokevat työkalun
- mitä prosessissa pitäisi muuttaa.
Koulutus on tärkeä osa pilottia. Pelkkä tekninen käyttöohje ei yleensä riitä. Käyttäjien täytyy ymmärtää myös tekoälyn rajoitukset, tiedon käsittelyyn liittyvät säännöt ja oma vastuunsa lopputuloksesta.
Usein juuri pieni käytännön kokeilu kertoo enemmän kuin pitkä ennakkosuunnittelu.
6. Seuraa tuloksia ja laajenna kokemusten perusteella
Tekoälyratkaisua ei pidä arvioida vain sen perusteella, vaikuttaako se kiinnostavalta tai tuottaako se vakuuttavan näköisiä vastauksia.
Tuloksia kannattaa mitata suhteessa alkuperäiseen tavoitteeseen.
Seurattavia asioita voivat olla esimerkiksi:
- säästetty työaika
- käsittelyajan lyheneminen
- virheiden määrä
- asiakaspalvelun nopeus
- työntekijöiden kokema hyöty
- käyttäjien tekemien korjausten määrä
- kustannukset suhteessa hyötyihin
- tietoturva- ja laatupoikkeamat.
Jos pilotti tuottaa hyötyä, käyttötapaa voidaan kehittää ja laajentaa. Laajentaminen voi tarkoittaa uusia käyttäjiä, uusia tietolähteitä, toista prosessia tai tekoälyn yhdistämistä nykyisiin yritysjärjestelmiin.
Jos tulokset eivät ole riittäviä, käyttökohdetta voidaan rajata uudelleen, työkalua vaihtaa tai kokeilu lopettaa. Hallittu lopettaminenkin on hyödyllinen tulos, jos sen avulla vältetään suurempi epäonnistunut investointi.
Käyttöönotto on jatkuva kehitysprosessi
Tekoälyn käyttöönotto ei pääty siihen, että työkalu avataan käyttäjille.
Toimiva etenemismalli muodostaa jatkuvan ketjun:
Tarve → valmistelu → kokeilu → käyttöönotto → seuranta → kehitys
Yrityksen toimintaympäristö, järjestelmät, tiedot ja tekoälyratkaisut muuttuvat. Siksi myös käyttöohjeita, vastuita, koulutusta ja mittareita pitää arvioida säännöllisesti uudelleen.
Pienessä yrityksessä tämän ei tarvitse tarkoittaa raskasta hallintoa. Olennaista on, että joku seuraa kokonaisuutta ja että havaittuihin ongelmiin reagoidaan.
Neljä asiaa kulkevat mukana kaikissa vaiheissa
Vaikka käyttöönotto etenee vaiheittain, neljä näkökulmaa kuuluvat jokaiseen vaiheeseen.
Tietosuoja
Henkilötietoja ja muuta suojattavaa tietoa tulee käsitellä lainsäädännön, sopimusten ja yrityksen omien ohjeiden mukaisesti.
Yrityksen pitää tietää, mitä tietoja tekoälyratkaisu käsittelee, mihin tiedot siirtyvät ja kuinka kauan niitä säilytetään.
Tietoturva
Tekoälyratkaisu on osa yrityksen muuta tietojärjestelmäympäristöä. Käyttöoikeudet, tunnistautuminen, integraatiot, lokitiedot ja tietojen suojaaminen pitää huomioida samalla tavoin kuin muissakin yritysjärjestelmissä.
Ihmisen valvonta
Tekoäly voi analysoida, ehdottaa, luokitella ja valmistella. Vastuu merkittävistä päätöksistä ja lopputuloksista säilyy kuitenkin ihmisellä ja yrityksellä.
Ihmisen valvonnan määrä riippuu käyttökohteen riskistä. Mitä suurempi vaikutus asiakkaisiin, työntekijöihin, turvallisuuteen tai talouteen on, sitä tarkemmin tekoälyn toimintaa pitää valvoa.
Koulutus
Koulutus ei ole kertaluonteinen käyttöönottotilaisuus. Käyttäjien osaamista pitää päivittää työkalujen, käyttötapojen ja riskien muuttuessa.
Samalla yritys oppii, missä tekoäly toimii hyvin ja missä ihmisen asiantuntemus on edelleen ratkaisevaa.
Yhteenveto
Pk-yrityksen ei tarvitse aloittaa tekoälyn käyttöönottoa suurella järjestelmähankkeella.
Usein toimivin etenemistapa on:
- Määritä yksi selkeä tavoite.
- Kartoita nykyinen prosessi ja tieto.
- Sovi pelisäännöt ja vastuut.
- Valitse tarkoitukseen sopiva ratkaisu.
- Kokeile pienesti ja kouluta käyttäjät.
- Mittaa tulokset ja laajenna vain perustellusti.
Tekoälyn käyttöönotossa tärkeintä ei ole nopeus tai käytettyjen työkalujen määrä. Tärkeämpää on, että käyttöönotto tukee yrityksen todellisia tavoitteita, ihmiset ymmärtävät toimintamallin ja ratkaisuja kehitetään kokemusten perusteella.