ERP-järjestelmät eli toiminnanohjausjärjestelmät ovat olleet pk-yritysten arjessa jo vuosikymmeniä. Perinteisesti niiden tehtävänä on ollut hallita yrityksen tietoja, prosesseja ja raportointia. Nyt markkina on kuitenkin murroksessa.
Tekoälyn nopea kehitys muuttaa käsitystä siitä, mitä ERP-järjestelmä tulevaisuudessa tarkoittaa. Samalla myös pk-yritysten odotukset ovat muuttuneet.
Raskaat ERP-projektit menettävät suosiotaan
Vielä muutama vuosi sitten ERP-hankkeet olivat usein suuria projekteja, joiden käyttöönotto saattoi kestää kuukausia tai jopa vuosia. Samalla järjestelmät vaativat merkittäviä investointeja sekä yritykseltä että konsultointikumppaneilta.
Monelle pk-yritykselle tällainen lähestymistapa on liian raskas. Yritykset toimivat nopeasti muuttuvassa ympäristössä, jossa liiketoiminnan tarpeet voivat muuttua paljon nopeammin kuin ERP-projekti ehtii valmistua.
Siksi kiinnostus kohdistuu yhä enemmän ketteriin, vaiheittain käyttöönotettaviin ratkaisuihin.
Pilvipalvelut ovat uusi normaali
Yhä useampi pk-yritys odottaa ERP-järjestelmän olevan pilvipohjainen palvelu.
Pilviratkaisujen etuja ovat muun muassa:
- käyttö missä tahansa
- automaattiset päivitykset
- pienempi tarve omalle palvelinympäristölle
- ennakoitavat kuukausikustannukset
- helpompi skaalautuvuus yrityksen kasvaessa
Samalla yritykset haluavat välttää suuria alkuinvestointeja. Kuukausihinnoittelu sopii paremmin monen pk-yrityksen talouteen kuin perinteiset lisenssihankinnat.
Integraatioiden merkitys kasvaa
Harva yritys käyttää enää yhtä ainoaa järjestelmää.
ERP:n rinnalla voivat toimia esimerkiksi:
- verkkokauppa
- CRM-järjestelmä
- taloushallinto
- tuotannonohjaus
- varastonhallinta
- BI- ja raportointityökalut
Tämän vuoksi avoimet rajapinnat ja valmiit integraatiot ovat nousseet tärkeäksi valintakriteeriksi. Yritykset eivät halua sitoutua suljettuun ympäristöön, vaan rakentaa kokonaisuuden omien tarpeidensa mukaan.
Modulaarisuus kiinnostaa pk-yrityksiä
Kaikki yritykset eivät tarvitse laajaa ERP-kokonaisuutta heti alussa.
Moni pk-yritys haluaisi edetä vaiheittain:
- Taloushallinto
- CRM
- Projektinhallinta
- Varastonhallinta
- Tuotannonohjaus
- Kehittynyt analytiikka
Tällainen polkumainen käyttöönotto vähentää riskejä ja mahdollistaa investointien jakamisen pidemmälle aikavälille.
Tekoäly muuttaa ERP-ajattelua
Suurin muutos on kuitenkin tekoälyn saapuminen ERP-maailmaan.
Aiemmin käyttäjän tehtävänä oli etsiä tietoa järjestelmästä. Tulevaisuudessa järjestelmä etsii tiedon käyttäjälle.
Tekoäly voi esimerkiksi:
- laatia raportteja automaattisesti
- analysoida poikkeamia
- ennustaa kysyntää
- tunnistaa riskejä
- ehdottaa toimenpiteitä
- automatisoida rutiinitehtäviä
Monissa järjestelmissä ensimmäiset tekoälyominaisuudet ovat jo käytössä.
Kohti ennakoivaa toiminnanohjausta
Perinteinen ERP kertoo, mitä yrityksessä on tapahtunut.
Uuden sukupolven ERP pyrkii kertomaan, mitä seuraavaksi kannattaa tehdä.
Esimerkiksi järjestelmä voi huomata:
- varaston loppuvan pian
- asiakkaan ostokäyttäytymisen muuttuneen
- projektin olevan myöhästymässä
- kassavirran heikkenevän lähikuukausina
Tällöin ERP ei pelkästään raportoi tilannetta vaan ehdottaa ratkaisuja ennen kuin ongelma syntyy.
Agenttipohjaiset työnkulut ovat seuraava askel
Monet ohjelmistotalot kehittävät parhaillaan niin sanottuja agenttipohjaisia ratkaisuja.
Ajatuksena on, että järjestelmässä toimii erilaisia tekoälyagentteja, joilla on omat tehtävänsä:
- myyntiagentti
- hankinta-agentti
- tuotantoagentti
- asiakaspalveluagentti
- talousagentti
Agentit voivat seurata tapahtumia, tehdä ehdotuksia ja joissakin tapauksissa myös suorittaa tehtäviä automaattisesti käyttäjän hyväksynnällä.
Luonnollinen kieli korvaa osan käyttöliittymästä
Ehkä näkyvin muutos käyttäjälle on luonnollisen kielen yleistyminen.
Sen sijaan että käyttäjä etsii raportin valikoista, hän voi kysyä:
”Mitkä asiakkaat ovat vähentäneet ostamistaan viimeisen kuuden kuukauden aikana?”
Tai:
”Näytä ensi kuun kassavirtaennuste ja suurimmat riskit.”
Järjestelmä muodostaa raportin automaattisesti ilman monimutkaisia hakuja tai raporttimäärittelyjä.
Tuleeko ERP:n nimi muuttumaan?
Mielenkiintoinen kysymys on, riittääkö perinteinen ERP-käsite enää kuvaamaan tulevaisuuden ratkaisuja.
Kun järjestelmästä tulee yhä enemmän yrityksen digitaalinen avustaja, voidaan puhua esimerkiksi:
- AI ERP:stä
- älykkäästä toiminta-alustasta
- liiketoiminta-agenttialustasta
- autonomisesta toiminnanohjauksesta
Nimitys on lopulta vähemmän tärkeä kuin itse muutos.
Mitä pk-yrityksen kannattaa tehdä nyt?
Pk-yritysten ei tarvitse odottaa tulevaisuuden järjestelmiä. Muutos on jo käynnissä.
Tärkeintä on arvioida nykyisiä ratkaisuja uudesta näkökulmasta:
- Kuinka helposti järjestelmää voidaan laajentaa?
- Tukeeko se integraatioita?
- Miten tekoälyä voidaan hyödyntää?
- Voiko käyttöönoton tehdä vaiheittain?
- Onko järjestelmä aidosti pilvipohjainen?
Seuraavien vuosien aikana kilpailuetua eivät välttämättä saa ne yritykset, joilla on suurimmat ERP-järjestelmät. Etulyöntiasemassa voivat olla ne yritykset, jotka osaavat hyödyntää tekoälyä ja automaatiota osana päivittäistä toimintaansa.
ERP ei ole katoamassa. Se on muuttumassa paljon älykkäämmäksi kuin koskaan aiemmin.