Yrityksen työntekijät voivat opetella käyttämään tekoälyä, kokeilla uusia työkaluja ja löytää hyödyllisiä käyttötapoja. Ilman johdon suuntaa nämä kokeilut jäävät kuitenkin helposti yksittäisten ihmisten varaan. Siksi AI-osaaminen on johtamiskysymys.
Yksi työntekijä käyttää AI:ta aktiivisesti, toinen ei tiedä, mitä välineitä saa käyttää, ja kolmas syöttää tietoja palveluun, jonka turvallisuutta kukaan ei ole arvioinut. Hyvät kokeilut eivät leviä, virheistä ei opita eikä saavutettuja hyötyjä mitata.
Tällöin yrityksessä voi olla paljonkin tekoälyn käyttöä, mutta vähän yhteistä AI-kyvykkyyttä.
Henkilöstön AI-osaamisen kehittyminen riippuu olennaisesti yrittäjän, toimitusjohtajan, johtoryhmän ja hallituksen tahdosta. Johdon ei tarvitse olla yrityksen taitavin tekoälyn käyttäjä, mutta sen pitää tehdä tavoitteellinen ja turvallinen oppiminen mahdolliseksi.
Yksittäinen osaaja ei vielä muodosta yrityksen kyvykkyyttä
Pk-yrityksen tekoälyn käyttö alkaa usein yhden innostuneen ihmisen kokeiluista. Tämä on luonteva ja usein tehokas tapa löytää ensimmäisiä käyttökohteita.
Samalla siihen liittyy riskejä:
- osaaminen jää yhden henkilön varaan
- käytetyt työkalut eivät ole yrityksen tiedossa
- tietosuoja- ja tietoturvakysymyksiä ei ole arvioitu
- toimivia käytäntöjä ei dokumentoida
- muut työntekijät eivät uskalla tai osaa hyödyntää ratkaisuja
- AI:n tuottamien tulosten tarkistamisesta ei ole sovittu
- hyödyt eivät leviä prosessin muihin vaiheisiin.
Yrityksen AI-kyvykkyys syntyy vasta, kun yksittäisten ihmisten osaaminen yhdistyy yhteisiin tavoitteisiin, toimintatapoihin, vastuisiin ja järjestelmiin.
Tämä muutos on ennen kaikkea johtamistehtävä.
Johdon ei tarvitse osata kaikkea tekoälystä
Tekoälyn nopea kehitys voi luoda johdolle kohtuuttoman tuntuisen osaamisvaatimuksen. Uusia malleja, toimintoja, palveluita ja käsitteitä tulee jatkuvasti.
Yrittäjän, toimitusjohtajan tai hallituksen jäsenen ei tarvitse:
- tuntea kaikkia AI-palveluita
- hallita edistyneitä kehotteita
- rakentaa AI-agentteja
- ymmärtää tekoälymallien teknisiä yksityiskohtia
- ratkaista itse järjestelmien integraatioita.
Johdon pitää sen sijaan osata kysyä liiketoiminnan kannalta oikeita kysymyksiä:
- Mitä ongelmaa olemme ratkaisemassa?
- Missä työvaiheessa AI voisi tuottaa hyötyä?
- Mihin tietoon ratkaisu perustuu?
- Kuka arvioi tulosten luotettavuuden?
- Kuka vastaa lopullisesta päätöksestä?
- Mitä tietoja järjestelmässä käsitellään?
- Miten hyötyjä, virheitä ja riskejä seurataan?
- Mitä osaamista yrityksestä puuttuu?
- Jääkö ratkaisu yhden henkilön tai toimittajan varaan?
Johdon tärkein tehtävä ei ole näyttää teknistä osaamistaan. Sen tehtävä on luoda suunta ja olosuhteet, joissa muut voivat oppia ja kehittää toimintaa hallitusti.
Yrittäjä ja toimitusjohtaja luovat tahdon ja suunnan
Pienessä yrityksessä yrittäjän tai toimitusjohtajan suhtautuminen vaikuttaa voimakkaasti koko organisaation käyttäytymiseen.
Jos johto puhuu tekoälystä vain uhkana, henkilöstö ei välttämättä uskalla kokeilla sitä avoimesti. Jos taas johto odottaa välittömiä säästöjä ilman oppimiseen käytettävää aikaa, kokeiluista voi tulla pinnallisia.
Myös täysin rajaton innostus voi aiheuttaa ongelmia. Henkilöstö saattaa ottaa käyttöön palveluita ilman yhteisiä pelisääntöjä, riittävää tietosuojaa tai selvää käyttötarkoitusta.
Yrittäjän tai toimitusjohtajan tehtävänä on:
- liittää AI:n hyödyntäminen yrityksen todellisiin tavoitteisiin
- kertoa, miksi osaamista tarvitaan
- näyttää, että uuden opetteleminen ja perustellut kokeilut ovat sallittuja
- asettaa käytölle rajat
- osoittaa aikaa ja tarvittavia resursseja
- nimetä vastuuhenkilöt
- pyytää näkyviin myös ongelmat ja epäonnistumiset
- seurata, syntyykö käytöstä todellista hyötyä.
Johdon oma esimerkki ei tarkoita, että toimitusjohtajan pitäisi käyttää AI:ta kaikessa työssään. Esimerkkiä on myös se, että hän pyytää perustelut AI:n tuottamalle ehdotukselle, noudattaa yhteisiä pelisääntöjä ja suhtautuu avoimesti oppimiseen.
Johtoryhmä yhdistää AI:n liiketoimintaan
Johtoryhmän tehtävänä on estää tekoälyn kehittämistä muuttumasta irralliseksi IT- tai koulutushankkeeksi.
AI:n mahdollisuuksia pitää tarkastella yrityksen toimintojen ja prosessien kautta:
- myynti ja asiakkuuksien hoito
- tarjousten ja tilausten käsittely
- tuotannon suunnittelu
- hankinta ja varastonhallinta
- projektien johtaminen
- taloushallinto ja raportointi
- huolto ja asiakaspalvelu
- laadunhallinta ja poikkeamien käsittely.
Johtoryhmän pitäisi sopia, mitkä ongelmat ovat tärkeimpiä, missä kokeiluja aloitetaan ja miten niiden vaikutuksia arvioidaan.
Sen tehtävänä on myös varmistaa, että vastuut eivät jää epäselviksi. AI-ratkaisulla voi olla tekninen vastuuhenkilö, mutta lisäksi tarvitaan yleensä prosessinomistaja ja substanssivastuullinen. Jonkun pitää vastata siitä, että ratkaisu sopii yrityksen työhön ja että sen tuloksia arvioidaan oikein.
AI-ERP-hankkeessa teknisesti toimiva ratkaisu ei vielä riitä. Sen pitää toimia osana yrityksen prosesseja, tietoja, vastuita ja päätöksentekoa.
Esihenkilöt ja prosessinomistajat vievät osaamisen työhön
Yrityksen johto voi määritellä suunnan, mutta osaaminen kehittyy käytännön työssä.
Esihenkilöiden ja prosessinomistajien tehtävänä on auttaa muuttamaan yleiset tavoitteet konkreettisiksi käyttötavoiksi. Heidän pitää tunnistaa:
- missä tehtävissä AI:sta voisi olla hyötyä
- millaista osaamista käyttäjät tarvitsevat
- miten tulokset tarkistetaan
- millaisia poikkeustilanteita työssä esiintyy
- miten käyttäjiltä saatava palaute käsitellään
- milloin toimintatapaa pitää muuttaa tai käyttö keskeyttää.
Prosessinomistaja tarkastelee myös yksittäistä työtehtävää laajempaa kokonaisuutta. Yhdessä vaiheessa saavutettu ajansäästö ei ole todellinen parannus, jos se lisää virheitä tai työtä prosessin seuraavassa vaiheessa.
Siksi AI:n vaikutuksia pitää arvioida koko työnkulussa.
Avainkäyttäjät rakentavat sillan työn ja teknologian välille
Pk-yritys tarvitsee yleensä muutamia henkilöitä, jotka perehtyvät tekoälyn käyttöön muita syvemmin.
Avainkäyttäjä voi:
- kokeilla uusia käyttötapoja
- auttaa työtovereita
- kerätä hyviä esimerkkejä ja ohjeita
- tunnistaa toistuvia virheitä
- välittää palautetta johdolle ja järjestelmätoimittajalle
- osallistua toimintatapojen kehittämiseen
- auttaa dokumentoimaan toimiviksi todetut käytännöt.
Avainkäyttäjän ei tarvitse olla tekninen AI-asiantuntija. Hyvä avainkäyttäjä tuntee työn, osaa kuunnella muita ja suhtautuu myös tekoälyn rajoituksiin realistisesti.
Yrityksen pitää kuitenkin huolehtia siitä, ettei kaikki osaaminen ja vastuu kasaudu yhden henkilön varaan.
Henkilöstö ei ole vain koulutuksen kohde
Työntekijöillä on usein paras tieto siitä, missä työ hidastuu, missä sama tieto kirjataan monta kertaa ja missä järjestelmä ei tue todellista työnkulkua.
Siksi henkilöstön tehtävänä ei ole vain opetella johdon valitseman työkalun käyttöä. Työntekijöiden pitäisi voida:
- ehdottaa käyttökohteita
- osallistua kokeiluihin
- arvioida AI:n ehdotuksia
- ilmoittaa virheistä ja riskeistä
- kertoa, miten ratkaisu vaikuttaa omaan ja muiden työhön
- osallistua toimivien käytäntöjen kehittämiseen.
Tämä edellyttää ilmapiiriä, jossa epävarmuuden tai virheen esiin tuomista ei pidetä muutosvastarintana.
Kriittinen palaute voi estää huonon ratkaisun laajentamisen tai paljastaa ongelman, jota johto ja järjestelmätoimittaja eivät ole tunnistaneet.
Hallitus tarkastelee strategista kyvykkyyttä ja riskejä
Hallituksen tehtävänä ei yleensä ole päättää, mitä AI-työkalua myynnissä tai asiakaspalvelussa käytetään. Sen ei myöskään pidä ryhtyä johtamaan päivittäisiä AI-kokeiluja operatiivisen johdon ohi.
Hallituksen näkökulma on strateginen.
Sen pitäisi arvioida ainakin:
- ymmärtääkö johto tekoälyn vaikutukset yrityksen toimialaan
- onko yrityksellä kyky tunnistaa hyödyllisiä käyttökohteita
- kehittyykö henkilöstön osaaminen liiketoiminnan tarpeiden mukana
- onko AI huomioitu strategiassa ja investoinneissa
- miten tekoäly vaikuttaa kilpailukykyyn ja toimintamalleihin
- ovatko keskeiset tietosuoja-, tietoturva- ja riippuvuusriskit hallinnassa
- onko päätöksenteon ja valvonnan vastuut määritelty
- pystyykö yritys seuraamaan AI-investointien hyötyjä.
Hallituksen ei tarvitse vaatia tekoälyn käyttöönottoa vain siksi, että kilpailijatkin puhuvat siitä. Sen pitää kuitenkin varmistaa, ettei yrityksen uudistuminen jää sattuman tai yksittäisten henkilöiden kiinnostuksen varaan.
AI-osaaminen on osa yrityksen tulevaisuuden toimintakykyä.
Mitä tapahtuu, jos johto ei ota vastuuta?
Ilman yhteistä johtamista yritykseen voi syntyä kaksi vastakkaista tilannetta.
Ensimmäisessä tekoälyä ei juuri käytetä. Henkilöstö odottaa lupaa, koulutusta tai valmista ratkaisua, mutta kukaan ei käynnistä etenemistä.
Toisessa tekoälyä käytetään paljon mutta hajanaisesti. Jokainen valitsee omat työkalunsa ja toimintatapansa. Yrityksellä ei ole yhteistä käsitystä käsiteltävistä tiedoista, tulosten tarkistamisesta tai saavutetuista hyödyistä.
Kumpikaan tilanne ei rakenna kestävää AI-kyvykkyyttä.
Johdon pitää löytää niiden välistä hallittu etenemistapa: riittävän rohkea kokeilemaan mutta riittävän tarkka suojaamaan yrityksen tietoa, asiakkaita ja päätöksentekoa.
AI-osaamista johdetaan käytännön päätöksillä
Johdon sitoutuminen ei näy parhaiten puheissa tai erillisessä AI-strategiassa. Se näkyy arjen päätöksissä.
Käytännöllinen etenemismalli voi olla seuraava:
- Valitaan yksi yrityksen tavoitteisiin liittyvä ongelma.
- Nimetään prosessinomistaja ja substanssivastuullinen.
- Valitaan käyttäjät mukaan suunnitteluun.
- Määritellään tavoiteltava hyöty ja käytön rajat.
- Selvitetään tarvittava tieto ja osaaminen.
- Toteutetaan rajattu kokeilu.
- Arvioidaan tulokset, virheet, riskit ja käyttäjäkokemus.
- Päätetään jatkamisesta, muuttamisesta tai lopettamisesta.
- Dokumentoidaan opit ja jaetaan ne yrityksessä.
- Raportoidaan johdolle ja tarvittaessa hallitukselle liiketoiminnan kannalta olennaiset havainnot.
Näin johto ei yritä hallita jokaista tekoälyn käyttökertaa. Se rakentaa mallin, jonka avulla yritys pystyy oppimaan hallitusti.
Johdon esimerkki ratkaisee suunnan
Työntekijöille välittyy nopeasti, onko tekoäly yrityksessä vain johdon puheissa esiintyvä muotisana vai todellinen kehittämisen väline.
Jos johto noudattaa samoja pelisääntöjä, pyytää tuloksista näyttöä, hyväksyy oppimiseen kuuluvat pienet epäonnistumiset ja kuuntelee työntekijöiden kokemuksia, tekoälyn käyttö voi kehittyä avoimesti ja vastuullisesti.
Jos johto ei osoita suuntaa, henkilöstön osaaminen jää helposti satunnaiseksi. Jos johto määrää ratkaisut ilman työn tuntemusta, käyttöönotto voi jäädä pinnalliseksi.
Toimiva AI-osaamisen johtaminen yhdistää kaksi näkökulmaa:
Johdon pitää tietää, mihin yritys on menossa. Työn tekijöiden pitää olla mukana ratkaisemassa, miten sinne päästään.
Tällöin tekoälyosaaminen ei jää yksittäisten ihmisten taidoksi. Siitä muodostuu yrityksen yhteinen kyky kehittää työtä, järjestelmiä ja liiketoimintaa.
Katso myös: Tekoäly yrityksen strategiatyössä – skenaariot, SWOT ja päätöksenteon tuki
Aiheeseen liittyviä linkkejä
- Tekoälyosaaminen pk-yrityksessä
- Mitä muuta osaamista AI-ERP-hankkeessa voidaan tarvita?
- AI-roolit ja vastuut yrityksessä
- Yrityksen tekoälyn pelisäännöt
- AI:n käyttöönotto pk-yrityksessä
- AI-ERP-opaat