Tekoälyosaaminen pk-yrityksessä – miten taidot muutetaan toimiviksi AI-ERP-käytännöiksi?

Tekoälyosaamisesta puhutaan usein yhtenä yleisenä taitona. Todellisuudessa myynti, asiakaspalvelu, taloushallinto, tuotanto ja yrityksen johto tarvitsevat tekoälyä eri tarkoituksiin ja eri tavalla.

Kaikkien työntekijöiden ei tarvitse olla tekoälyn tehokäyttäjiä eikä osata rakentaa AI-agentteja. Jokaisen pitäisi kuitenkin osata käyttää omassa työssään olevia AI-toimintoja turvallisesti, tunnistaa niiden rajat ja tietää, milloin tekoälyn tuottama ehdotus on tarkistettava.

AI-ERP-ympäristössä tekoälyosaamista ei siksi kannata arvioida vain sen perusteella, kuinka taitavasti henkilö osaa käyttää erillistä AI-chattia. Olennaisempaa on, pystyykö hän hyödyntämään tekoälyä oikein omassa työvaiheessaan ja osana yrityksen yhteistä prosessia.

Tekoälyosaaminen ei tarkoita samaa kaikille

Tekoälyosaamista voidaan kuvata erilaisilla tasoluokituksilla. Ne auttavat hahmottamaan osaamisen kehittymistä, mutta pk-yrityksessä ne voivat myös johtaa väärään tavoitteeseen.

Tarkoituksena ei ole kouluttaa koko henkilöstöä samalle tasolle. Varastotyöntekijä, myyjä, kirjanpitäjä, tuotannonsuunnittelija, prosessinomistaja ja AI-ratkaisun tekninen kehittäjä tarvitsevat erilaista osaamista.

Yrityksen kannalta ratkaiseva kysymys ei ole:

Kuinka korkealla AI-osaamisen tasolla työntekijä on?

Hyödyllisempi kysymys on:

Onko työntekijällä omaan tehtäväänsä riittävä osaaminen käyttää tekoälyä turvallisesti ja tuloksellisesti?

Osaamista pitää arvioida suhteessa työtehtävään, käytettävään järjestelmään, käsiteltävään tietoon ja työntekijän vastuuseen.

Pk-yrityksen nelivaiheinen osaamispolku

AI-ERP-ympäristöön soveltuva osaamispolku voidaan kuvata neljän käytännöllisen vaiheen avulla.

1. Tunnistan

Ensimmäisessä vaiheessa työntekijä tunnistaa, missä tekoälyä käytetään ja mihin sillä pyritään.

Hän ymmärtää ainakin seuraavat perusasiat:

tekoälyn tuottama vastaus tai ehdotus voi olla virheellinen
kaikkea yrityksen tai asiakkaiden tietoa ei saa antaa AI-palvelulle
tekoäly ei poista käyttäjän omaa harkintaa
lopullinen vastuu päätöksestä säilyy ihmisellä
ongelmista ja epävarmoista tilanteista pitää osata ilmoittaa.

Tämä perustaso tarvitaan myös silloin, kun työntekijä ei käytä erillisiä AI-ohjelmia. Tekoäly voi toimia osana CRM-, ERP-, taloushallinto- tai tuotannonohjausjärjestelmää ilman, että käyttäjä aina selvästi huomaa sitä.

2. Käytän

Toisessa vaiheessa työntekijä osaa käyttää tekoälyä rajatussa ja sovitussa tehtävässä.

AI voi esimerkiksi:

tehdä yhteenvedon asiakkaan tapahtumista
luonnostella asiakasviestin
auttaa löytämään tietoa käyttöohjeista
luokitella saapuvia yhteydenottoja
ehdottaa tuotteen tai tilauksen käsittelytapaa
nostaa esiin poikkeavia tapahtumia
auttaa raportin tai palaverimuistion laatimisessa.

Käyttäjä tietää, mitä lähtötietoja tehtävässä tarvitaan, millä perusteella tulos tarkistetaan ja milloin asia pitää siirtää vastuuhenkilölle.

Monessa työtehtävässä tämä on täysin riittävä tavoitetaso.

3. Sovellan

Kolmannessa vaiheessa tekoäly ei ole enää vain erillinen apuväline. Se liitetään osaksi työnkulkua.

Työntekijä tai avainkäyttäjä osaa arvioida:

missä prosessin vaiheessa tekoälystä on todellista hyötyä
mitä tietoa AI tarvitsee
mistä tieto saadaan
mitä AI voi ehdottaa tai valmistella
missä kohdassa ihmisen pitää tarkistaa ja hyväksyä tulos
milloin tekoälyä ei pidä käyttää.

Esimerkiksi myynnissä AI voi yhdistää asiakkaan historian, avoimet tarjoukset ja yhteydenotot myyjän tilannekuvaksi. Tuotannossa se voi auttaa poikkeaman selvittämisessä, mutta tuotannon vastuuhenkilö arvioi edelleen ehdotuksen toteuttamiskelpoisuuden.

Tässä vaiheessa tekoälyn käyttötaito yhdistyy prosessi- ja substanssiosaamiseen.

4. Kehitän

Neljännessä vaiheessa henkilö osallistuu yhteisten AI-käytäntöjen ja työnkulkujen kehittämiseen.

Hän voi:

kuvata uusia käyttötapauksia
kehittää yhteisiä ohjeita ja mallipohjia
määritellä tarkistus- ja hyväksymispisteitä
kerätä palautetta käyttäjiltä
tunnistaa virheitä ja riskitilanteita
arvioida saavutettuja hyötyjä
tehdä yhteistyötä järjestelmätoimittajan tai teknisen asiantuntijan kanssa.

Kehittämisvaiheessa ei välttämättä tarvita ohjelmointiosaamista. Usein tärkein henkilö on sellainen, joka tuntee yrityksen työn, tiedon ja poikkeustilanteet riittävän hyvin.

Katso myös: Mitä muuta osaamista AI-ERP-hankkeessa voidaan tarvita?

Osaamisportaat eivät ole henkilöstön arvojärjestys

Osaamispolku ei tarkoita, että kaikkien pitäisi edetä ylimmälle portaalle. Vaiheet eivät myöskään kuvaa työntekijöiden paremmuutta.

Asiakaspalvelijan tai tuotannon työntekijän turvallinen ja varma Käytän-taso voi olla yritykselle arvokkaampi kuin laaja mutta huonosti työhön liittyvä AI-osaaminen.

Tavoitetaso määräytyy tehtävän mukaan:

kaikkien käyttäjien pitää tunnistaa tekoälyn mahdollisuudet, rajat ja riskit
päivittäisten käyttäjien pitää hallita omat sovitut käyttötapansa
avainkäyttäjien pitää osata soveltaa AI:ta työprosesseihin
prosessinomistajien ja kehittäjien pitää pystyä parantamaan yhteisiä käytäntöjä.

Pienessä yrityksessä yksi henkilö voi hoitaa useita näistä rooleista. Roolit ja vastuut kannattaa silti tunnistaa erikseen.

AI-ERP-osaaminen on muutakin kuin tekoälyn käyttötaitoa

Hyväkään AI-työkalun käyttäjä ei välttämättä osaa arvioida, onko sen ehdottama ratkaisu liiketoiminnan kannalta järkevä.

AI-ERP-ympäristössä tarvitaan vähintään viittä toisiaan täydentävää osaamisaluetta:

Työn ja prosessin tunteminen

Käyttäjän pitää ymmärtää, mihin hänen työvaiheensa liittyy ja miten hänen tekemänsä valinta vaikuttaa prosessin seuraaviin vaiheisiin.

Tiedon ja datan ymmärtäminen

Tekoälyn toiminta riippuu sille annetusta ja yritysjärjestelmissä olevasta tiedosta. Puutteellinen, vanhentunut tai ristiriitainen tieto voi johtaa uskottavan näköiseen mutta väärään tulokseen.

Tulosten arviointi

Käyttäjän pitää osata verrata AI:n ehdotusta omaan asiantuntemukseensa, lähdetietoihin ja yrityksen toimintatapoihin.

Tietosuoja ja tietoturva

Työntekijän täytyy tietää, mitä tietoja valittuun AI-palveluun saa syöttää ja mitä järjestelmän käyttöoikeudet sallivat.

Vastuun ymmärtäminen

Tekoäly voi etsiä, tiivistää, ennakoida ja ehdottaa. Ihmisen pitää tietää, kuka tarkistaa tuloksen ja kuka tekee lopullisen päätöksen.

Substanssiosaamisen merkitys ei siis vähene. Päinvastoin: mitä tärkeämmässä prosessissa tekoälyä käytetään, sitä tärkeämpää on osata arvioida sen tuottamia ehdotuksia.

Osaamista kehitetään todellisessa työssä

Tekoälykoulutus voi lisätä ymmärrystä ja madaltaa käyttökynnystä, mutta yksittäinen kurssi ei vielä muuta yrityksen toimintaa.

Pk-yrityksessä osaamista kannattaa kehittää yhden todellisen työtehtävän kautta:

Valitaan tehtävä tai ongelma, jossa AI:sta voisi olla hyötyä.
Kuvataan nykyinen työnkulku ja tavoiteltava parannus.
Sovitaan, missä vaiheessa tekoälyä käytetään.
Määritellään sallitut tiedot ja käytettävä järjestelmä.
Sovitaan tuloksen tarkistamisesta ja vastuista.
Harjoitellaan käyttötapa oikeilla tai turvallisesti rajatuilla aineistoilla.
Kokeillaan käytäntöä pienessä mittakaavassa.
Arvioidaan hyödyt, virheet ja käyttäjien kokemukset.
Dokumentoidaan toimiva käytäntö ja jaetaan se muille.

Näin opittu taito liittyy suoraan työhön eikä jää yleiseksi tiedoksi tekoälyn mahdollisuuksista.

Käyttömäärä ei vielä kerro osaamisesta

AI-palveluun kirjautuneiden käyttäjien tai tehtyjen kysymysten määrä ei osoita, että tekoälystä olisi syntynyt yritykselle hyötyä.

Parempia kysymyksiä ovat:

nopeutuiko työvaihe
vähenikö käsin tehtävä työ
paraniko tiedon löytyminen
vähenivätkö virheet
paraniko päätöksenteon tilannekuva
osaavatko muutkin käyttää samaa toimintatapaa
tiedetäänkö, milloin tulokseen ei voi luottaa
onko käyttötapa turvallinen ja dokumentoitu?

Osaaminen näkyy lopulta työn laadussa ja yrityksen toimintakyvyssä, ei pelkästään AI-työkalun aktiivisessa käytössä.

Osaamispolku tarvitsee johdon suunnan ja tuen

AI-osaamisen kehittyminen ei ole vain työntekijöiden koulutuskysymys.

Pk-yrityksessä yrittäjän ja johdon suhtautuminen vaikuttaa ratkaisevasti siihen, jääkö tekoälyn käyttö yksittäisten ihmisten kokeiluiksi vai muuttuuko se yrityksen yhteiseksi toimintatavaksi.

Johdon ei tarvitse olla yrityksen taitavin AI-käyttäjä. Sen pitää kuitenkin osoittaa, miksi osaamista tarvitaan, mahdollistaa turvalliset kokeilut, määritellä käytön rajat ja varmistaa, ettei osaaminen jää yhden innostuneen työntekijän varaan.

Myös hallituksen on syytä ymmärtää, miten AI-osaaminen vaikuttaa yrityksen uudistumiskykyyn, kilpailukykyyn ja riskeihin.

AI-osaamisen johtamista sekä yrittäjän, johtoryhmän ja hallituksen erilaisia tehtäviä käsitellään tarkemmin erillisessä artikkelissa.

Katso: AI-osaaminen on johtamiskysymys

Oikea tavoite: riittävä osaaminen oikeaan tehtävään

Pk-yrityksen ei tarvitse aloittaa laajasta koulutusohjelmasta tai kaikkia työntekijöitä koskevasta tasokartoituksesta.

Ensimmäinen askel voi olla yksi todellinen työtehtävä, yksi vastuuhenkilö ja yksi tavoiteltava hyöty.

Kun käyttötapa on rajattu, vastuullinen ja hyödyllinen, sen ympärille voidaan rakentaa tarvittava osaaminen. Toimiviksi todettuja käytäntöjä voidaan sen jälkeen jakaa ja laajentaa.

Tavoitteena ei ole nostaa kaikkia samalle tai ylimmälle AI-osaamisen tasolle. Tavoitteena on varmistaa, että jokaisessa tehtävässä on riittävä osaaminen käyttää tekoälyä turvallisesti, arvioida sen tuloksia ja toimia osana yrityksen yhteistä prosessia.